Wstęp i zakres stosowania
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników serwisu internetowego świadczącego usługi pielęgnacji ogrodów i terenów zielonych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz polskim prawem o ochronie danych osobowych.
Dokument ten ma zastosowanie do wszystkich użytkowników korzystających z naszej strony internetowej, formularzy kontaktowych, systemu rezerwacji konsultacji oraz wszystkich usług świadczonych przez Gardonexa w zakresie projektowania, zakładania i pielęgnacji ogrodów.
Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest podmiot świadczący profesjonalne usługi ogrodnicze i sezonowe utrzymanie ogrodów z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wpisany do odpowiednich rejestrów działalności gospodarczej.
Szczegółowe dane identyfikacyjne administratora oraz kontakt z inspektorem ochrony danych dostępne są w zakładce Kontakt. Wszelkie zapytania dotyczące przetwarzania danych można kierować za pośrednictwem formularza kontaktowego lub bezpośrednio na adres siedziby firmy.
Cele i podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe w celu realizacji umów o świadczenie usług ogrodniczych i pielęgnacji sezonowej, obsługi zapytań przez formularz kontaktowy, rezerwacji konsultacji on-site wraz z wyceną projektów oraz wysyłki newslettera z poradami botanicznymi i harmonogramami prac sezonowych.
Podstawy prawne przetwarzania obejmują:
- Zgoda użytkownika – w przypadku zapisu do newslettera i działań marketingowych
- Wykonanie umowy – w przypadku realizacji usług ogrodniczych i pielęgnacyjnych
- Prawnie uzasadniony interes administratora – w przypadku analizy statystyk i optymalizacji usług
- Obowiązek prawny – w przypadku przechowywania dokumentacji księgowej
Zakres gromadzonych informacji
Zbieramy niezbędne dane kontaktowe obejmujące imię i nazwisko, adresy email, numery telefonów kontaktowych, dokładne adresy nieruchomości objętych usługą ogrodniczą oraz dane identyfikacyjne niezbędne do wystawiania faktur.
Zdjęcia ogrodów i terenów zielonych wykonywane w celach projektowych traktujemy jako dane nieosobowe, chyba że zawierają rozpoznawalny wizerunek osób. W przypadku fotografowania obszarów, na których widoczne są osoby trzecie, zobowiązujemy się do uzyskania odpowiednich zgód lub zanonimizowania wizerunków.
Odbiorcy danych i powiernictwo
Dane osobowe mogą być przekazywane zaufanym podmiotom zewnętrznym wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług, w tym:
- Dostawcom oprogramowania do zarządzania projektami ogrodniczymi
- Firmom księgowym świadczącym usługi rachunkowe
- Podmiotom świadczącym usługi hostingowe i wsparcia IT
- Firmom kurierskim i pocztowym (w przypadku wysyłki dokumentacji)
Wszystkie podmioty zobowiązane są do zachowania poufności na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartych zgodnie z art. 28 RODO.
Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy przez czas trwania umowy o świadczenie usług ogrodniczych i pielęgnacji sezonowej, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z kodeksu cywilnego.
W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody (np. marketing) – przechowujemy je do momentu wycofania zgody przez użytkownika. Dane księgowe przechowywane są przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (do 5 lat).
Prawa podmiotów danych
Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia (prawa do bycia zapomnianym), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych do innego administratora oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingowych lub profilowania.
Prawa te realizowane są poprzez kontakt z administratorem drogą elektroniczną lub pisemną z podaniem imienia, nazwiska oraz adresu zamieszkania. Wnioski rozpatrujemy w ciągu 30 dni od daty otrzymania.
Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznacie Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Bezpieczeństwo i ochrona danych
Stosujemy zaawansowane środki techniczne i organizacyjne obejmujące szyfrowanie protokołem SSL, regularne kopie zapasowe systemów, ograniczony dostęp do danych wyłącznie dla upoważnionych pracowników realizujących projekty ogrodnicze oraz certyfikowane zabezpieczenia infrastruktury IT.
Środki te gwarantują poufność danych adresowych, kontaktowych i finansowych naszych klientów, minimalizując ryzyko nieuprawnionego dostępu, utraty lub zniszczenia danych.
Transfer danych do państw trzecich
Dane osobowe użytkowników nie są przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z wyjątkiem sytuacji gdy dostawca usług cyfrowych (np. Google, Meta) przetwarza dane w ramach standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub na podstawie decyzji o odpowiednim stopniu ochrony.
Wszystkie transfery danych realizowane są z zachowaniem gwarancji odpowiedniego poziomu ochrony wymaganego przez RODO.
Zmiany w polityce prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian i modyfikacji w niniejszej Polityce Prywatności w związku z rozwojem oferty usług sezonowych, wdrażaniem nowych technologii w zarządzaniu projektami ogrodniczymi lub zmianami w obowiązujących przepisach prawa.
O istotnych zmianach będziemy informować użytkowników drogą mailową lub poprzez wyraźny komunikat w serwisie internetowym. Data ostatniej aktualizacji zamieszczona jest zawsze w nagłówku niniejszego dokumentu.
Kontakt w sprawie ochrony danych
Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, skargi na sposób realizacji usług lub wnioski o realizację uprawnień przysługujących Państwu na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych prosimy kierować na adres email wskazany w zakładce Kontakt lub pisemnie na adres siedziby firmy świadczącej usługi ogrodnicze.
Zapewniamy, że wszystkie zgłoszenia traktujemy priorytetowo i odpowiadamy na nie w możliwie najkrószym czasie, nie dłużej jednak niż wynika to z obowiązujących przepisów prawa.